ACERVO: documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora.

ACONDICIONAMENTO: embalagem ou guarda de documentos visando à sua preservação e acesso.

ARQUIVISTA: profissional de nível superior, com formação em arquivologia ou experiência reconhecida pelo Estado.

ARQUIVO: 1 conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de  suas atividades, independentemente da natureza do suporte. 2 Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso a documentos. 3 Instalações onde funcionam arquivos. 4 Móvel destinado à guarda de documentos.

ARQUIVO CENTRAL: arquivo responsável pela normalização dos procedimentos técnicos aplicados aos arquivos de uma administração, podendo ou não assumir a centralização do armazenamento. Também chamado arquivo geral. Em alguns países, a expressão designa o arquivo nacional.

ARQUIVO CORRENTE: conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas freqüentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO: conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco freqüente, que aguarda destinação final.

ARQUIVO PERMANENTE: conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor. Também chamado arquivo histórico.

ARQUIVO PÚBLICO: 1 arquivo de entidade coletiva pública, independentemente de seu âmbito de ação e do sistema de governo do país. 2 Arquivo integrante da administração pública.

ARQUIVO SETORIAL: 1 arquivo de um setor ou serviço de uma administração. 2 Arquivo responsável pelo arquivo setorial; existindo um arquivo central, estará a ele tecnicamente subordinado.

ARQUIVOLOGIA: disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda,  preservação e utilização dos arquivos. Também chamada arquivística.

ATIVIDADES-FIM: atividade desenvolvida em decorrência da finalidade de uma instituição. Também chamada atividade finalística.

ATIVIDADES-MEIO: atividade que dá apoio à consecução das atividades-fim de uma instituição. Também chamada atividade mantenedora.

AVALIAÇÃO: processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS: sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção à guarda permanente ou eliminação. Ver também teoria das três idades.

CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO: código derivado de um plano de classificação.

COMISSÃO DE AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO: grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de documentos de um arquivo, responsável pela elaboração de tabela de temporalidade.

CONSERVAÇÃO: promoção da preservação e da restauração dos documentos.

CUSTÓDIA: responsabilidade jurídica de guarda e proteção de arquivos, independentemente de vínculo de propriedade.

DATAS-LIMITE: elemento de identificação cronológica, em que são indicados o início e o término do período de
uma unidade de descrição.

DESTINAÇÃO: decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação.

DIGITALIZAÇÃO: processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escâner.

DOCUMENTO: unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato.

ELIMINAÇÃO: destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor permanente. Também chamada expurgo de documentos.

ESPÉCIE DOCUMENTAL: divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por seu formato. São exemplos de espécies documentais ata, carta, decreto, disco, filme, folheto, fotografia, memorando, ofício, planta, relatório.

GESTÃO DE DOCUMENTOS: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento. Também chamado administração de documentos.

INDEXAÇÃO: processo pelo qual documentos ou informações são representados por termos, palavra-schave ou descritores, propiciando a recuperação da informação.

MÉTODO DUPLEX: método de ordenação que tem por eixo a distribuição dos documentos em grandes classes por assunto, numeradas  consecutivamente, que podem ser subdivididas em classes subordinadas mediante o uso de números justapostos com traços de união.

METRO LINEAR: unidade convencional de medida utilizada para determinar o espaço ocupado pelos documentos nas estantes.

MICROFILMAGEM: produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido.

PLANO DE ARMAZENAMENTO: esquema das áreas de depósito de um arquivo, por meio do qual se indica a disposição das estantes e outros equipamentos de armazenamento, bem como a utilização atual ou futura do espaço disponível. Também chamado plano de ocupação de depósitos.

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO: esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Expressão geralmente adotada em  arquivos correntes.

PRAZO DE GUARDA: prazo, definido na tabela de temporalidade e baseado em estimativas de uso, em que documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário, ao fim do qual a destinação é efetivada. Também chamado período de retenção ou prazo de retenção.

PRESCRIÇÃO: extinção de prazos para a aquisição ou perda de direitos contidos nos documentos.

PRESERVAÇÃO: prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico.

PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA: princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Também chamado princípio do respeito aos fundos.

RECOLHIMENTO: 1 entrada de documentos públicos em arquivos permanentes, com competência formalmente estabelecida. 2 Operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermediário para o arquivo permanente.

TABELA DE TEMPORALIDADE: instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.

TEORIA DAS TRÊS IDADES: teoria segundo a qual os arquivos são considerados arquivos correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a freqüência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário. Ver também ciclo vital dos documentos.

TRANSFERÊNCIA: passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.

VOLUME: folhas encadernadas, sejam manuscritas, datilografadas ou impressas.

Fonte: ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005.