O Programa de Preservação de Documentos teve início em 1995, e seu objetivo é estabelecer medidas para estabilizar ou amenizar os processos de degradação do acervo, prolongando o tempo de vida e a qualidade de acesso às informações. Trata-se de medidas de longo prazo, uma vez que o acervo exige cuidados ininterruptos.

As instalações do DEAP obedecem a especificações exigidas para a guarda de documentos, particularmente no que diz respeito à existência de local com condições adequadas – controle de iluminação, umidade e temperatura, mobiliário e acondicionamento apropriados, laboratórios de reprodução (digitalização) e conservação do acervo (reparos, higienização e reacondicionamento).

Confira o manual elaborado pelo Arquivo Público do Paraná em 2007.

Manual de Preservação de Documentos de Arquivo

Noções de Preservação

Fatores de deterioração

Os suportes modernos apresentam, desde a sua produção, fatores intrínsecos de deterioração, pois existe pouco cuidado com a sua durabilidade. O papel moderno, por exemplo, é ácido e frágil, um disquete dura poucos anos e uma fotografia colorida perde rapidamente suas cores. Existem também fatores extrínsecos que, isolados ou conjugados, ocasionam a deterioração dos documentos, qualquer que seja o seu suporte.

São fatores extrínsecos:

• umidade e temperatura;
• radiações luminosas;
• poeira e poluição atmosférica;
• ataques biológicos (insetos e microorganismos);
• catástrofes (enchentes, incêndios);
• manuseio e acondicionamento inadequados.

A deterioração dos documentos pode ser controlada ou amenizada com a adoção de medidas preventivas, capaz de prolongar a vida dos documentos e garantir o acesso às informações que eles contêm.

Como deve ser o ambiente de guarda

O local de guarda dos documentos deve ser muito limpo. O acúmulo de pó no ambiente favorece o desenvolvimento e a proliferação de microorganismos, prejudicando tanto a integridade dos documentos quanto a saúde das pessoas. Deve ser realizada sistematicamente a higienização das estantes, dos armários e do chão, com aspiradores e panos levemente umedecidos, de forma a não dispersar o pó.

Nunca devem ser consumidos alimentos e bebidas nas áreas de trabalho e de guarda de documentos. Restos de comida e migalhas atraem roedores e insetos que atacam os documentos, e os líquidos podem facilmente ser derramados, sujando papéis ou danificando equipamentos.

É proibido fumar nas áreas de trabalho e de guarda de documentos. Além da questão da segurança, os resíduos químicos da fumaça causam danos aos documentos.

A área de guarda de documentos deve ser mantida com índices de 20ºC de temperatura e 50% de Umidade Relativa do Ar. Altos índices de temperatura e umidade são extremamente prejudiciais aos documentos. Esses fatores aceleram processos químicos de deterioração, além de permitir a proliferação de pragas (insetos) e o ataque de microorganismos (fungos e bactérias). Atenção especial deve ser dedicada aos filmes, fotografias, negativos e microfilmes, que são facilmente atacados por fungos.

Ambientes muito secos determinam a perda da umidade dos materiais. O papel, por exemplo, se torna quebradiço e frágil.

Estantes, mapotecas e armários devem ser de metal com revestimento à base de esmalte e tratados por fosfatação para evitar ferrugem. É contra-indicado o uso de mobiliário de madeira, que pode ser atacado por cupins e outros insetos que causam danos ao papel. Recomendam-se móveis adequados ao tipo e ao tamanho dos documentos.

A entrada de luz solar deve ser controlada com filtros UV nas janelas, ou com cortinas e persianas. O mobiliário deve ser posicionado de forma que não receba luz direta. As radiações luminosas são fatores de deterioração de documentos, causando alterações físico-químicas na estrutura do papel, das tintas, das fotografias e do couro da capa dos livros. As luzes solar e artificial emitem diversos tipos de radiações, sendo que as radiações ultravioleta estão entre as mais prejudiciais. A emissão desse tipo de radiação, existente principalmente nas lâmpadas fluorescentes, pode ser controlada com filtros especiais.

Manuseio

As mãos devem ser lavadas no início e no final do trabalho. É comum que os dedos estejam sujos de tinta, manchando o papel. A gordura natural existente nas mãos também danifica o documento ao longo do tempo.

Ao consultar livros ou documentos, não apoiar mãos e cotovelos. Recomenda-se sempre manuseá-los sobre uma mesa.

Cuidar para não rasgar o documento ou danificar capas e lombadas ao retirá-lo de uma pasta, caixa ou estante.

Ao retirar um livro da estante, é preciso segurá-lo com firmeza na parte mediana da encadernação. Retirar um livro puxando-o pela borda superior da lombada ocasiona danos na encadernação.

Não dobrar ou rasgar os documentos, pois o local em que ele é dobrado resulta em uma área frágil que se rompe e rasga facilmente.

Evitar o uso de grampeador. Além das perfurações produzidas, os grampos de metal enferrujam rapidamente.

Evitar o uso de clipes de metal em contato direto com o papel. Utilizar de preferência clipes plásticos ou proteger os documentos com um pequeno pedaço de papel na área de contato.

Não usar fitas adesivas diretamente sobre os documentos. Esse tipo de cola perde a aderência rapidamente, resultando em manchas escuras de difícil remoção.

O uso de cópias (fotocópias) de documentos é contra-indicado, porque:

• as máquinas copiadoras, que operam com luz ultravioleta em grande intensidade, causam danos tanto ao papel como à tinta do documento original;  
• o manuseio inadequado na operação das máquinas copiadoras pode ocasionar dobras e rasgos nos documentos (no caso de encadernados, pode danificar a costura e a lombada).

Acondicionamento

Em sua maioria, as caixas e pastas disponíveis no mercado são feitas de papéis e papelões ácidos e apresentam elementos prejudiciais, como lignina e enxofre. A acidez, considerada um dos piores fatores de deterioração do documento ao longo do tempo, tem a característica de migrar pelo contato. Ou seja, uma embalagem confeccionada com material de má qualidade fatalmente irá ocasionar danos aos documentos nela acondicionados. Diante disso, deve-se ter especial atenção no momento da escolha dos materiais para a confecção de embalagens. Recomenda-se utilizar papéis e papelões com pH alcalino e livres de lignina.

Recomenda-se, ainda:

• Analisar as melhores opções de embalagens;
• Adotar diversos modelos de caixas, envelopes, folders, pastas, etc;
• Considerar, na definição da melhor forma de acondicionamento, o tamanho e o tipo de documento, o espaço disponível, os custos e o tempo de guarda;
• Considerar, como solução de acondicionamento, as pacotilhas, que devem ser feitas com papel de boa qualidade e amarradas com cadarço de algodão;
• Jamais utilizar barbantes ou elásticos que cortam e danificam a embalagem e os documentos ali acondicionados;
• Utilizar pastas com prendedores e hastes plásticas;
• Evitar fixadores de metal, que enferrujam facilmente e danificam o documento;
• Usar embalagens de tamanho maior que o documento, para não o dobrar ou amassar;
• Não acondicionar documentos acima da capacidade da pasta ou da caixa.